Let's Learn IT Blog » outlook

Office: handige downloads

Geert Bonamie — Mon, 02 Mar 2009 06:34:48 +0000

Op deze pagina vind je een lijst van 15 handige tools & plugins voor Office: metadata analyzers, Xobni, lookeen, en nog vele andere. Elke plugin krijgt een mooie beschrijving van wat het precies doet, hoeveel het kost, screenshotje erbij… zeker een bezoekje waard! De kans is ook groot dat je de 10 grootste Outlook-ergernissen eens wilt bekijken

Spicebird: een Outlook-killer?

Geert Bonamie — Mon, 29 Sep 2008 09:08:10 +0000

Spicebird is een open source e-mailclient en laat zich misschien nog het best van al omschrijven als Thunderbird op steroïden. Spicebird biedt immers nagenoeg dezelfde basisfunctionaliteiten als Thunderbird, en voegt er meteen nog een aantal zaken aan toe: een agenda, een takenlijst, ingebouwde chat met je contactpersonen, om er maar een paar te noemen.Beginnen bij het begin: uiteraard zijn de basismogelijkheden dik in orde. Contactpersonen beheren, mailcorrespondentie efficiënt beheren (waarbij spam & phishingmails netjes worden gescheiden van je normale mails), en dergelijke meer: het gaat allemaal zeer vlotjes. Je kunt er ook zonder probleem meerdere accounts naast elkaar mee instellen -zo heb je binnen hetzelfde programma toegang tot zowel je gmail als je werkgerelateerde mails. Stel je deze in als smtp-account, dan download je niets lokaal en blijft alles op de server bewaard, wat handig is als je bijvoorbeeld de gewoonte hebt om al je werk-mails binnen te sleuren op je bureau-pc.

E-mails met Spicebird

Het grote verschil met thunderbird is uiteraard dat Spicebird naast email ook een agenda, takenlijst aabiedt, waardoor het zich nadrukkelijk opwerpt als Outlook-killer, maar of dat ook effectief zo is, kan ikzelf nog niet zeggen -ik heb het ding gisteren nog maar geïnstalleerd. Het heeft alvast een paar geinige features onboard die in Outlook ver te zoeken zijn. Zo gaat Spicebird na of er in je e-mails afspraken voorkomen, en meteen verwijst het programma je door naar de agenda om die afspraak meteen ook vast te leggen. Verder kun je je mails ook van tags voorzien, zodat ze gemakkelijk via een zoekoperatie op te snorren zijn. Als je Spicebird opstart krijg je standaard een home-tab te zien met een aantal widgets: zo is er het obligatoire klokje (meteen het eerste wat je eruit flikkert uiteraard), maar ook een RSS-widget waar je meteen de recentste berichten vanop je favoriete site binnentrekt (meerdere RSS-widgets zijn natuurlijk ook mogelijk) en een emailwidget die de meest recent binnengekomen mails oplijst.

De hometab met RSS- & e-mailapplets

En als je met alle basisfunctionaliteiten binnen Spicebird nog niet genoeg hebt, dan zullen er binnen afzienbare tijd nog wel een aantal plugins bijkomen -open source, weet je wel.

Sorteren op meerdere criteria in Outlook

Geert Bonamie — Sat, 19 Jul 2008 18:02:46 +0000

Iedereen weet ongeveer wel dat klikken op een kolomhoofd in Outlook volstaat om de berichtjes in uw postvak op- dan wel aflopend te sorteren. Het probleem is dat je op deze manier altijd maar op één criterium sorteert: óf datum, óf auteur, óf… Wel, ‘t is te zeggen: het is wel degelijk mogelijk om op meerdere criteria te sorteren, alleen is het een beetje niet zo vanzelfsprekend hoe. Moeilijk is het echter niet: sorteer om te beginnen alles volgens uw eerste criterium (bijv. auteur), hou vervolgens de shift-toets ingedrukt en klik op uw tweede sorteercriterium (bijv. datum).

Haal meer uit Outlook met Xobni

Geert Bonamie — Fri, 18 Jul 2008 10:45:48 +0000

Ik stond overlaatst in een of andere supermarkt te bladeren in een of ander computerboekje en om een of andere reden viel mijn oog op een kort artikeltje over een add-in voor Outlook -Xobni, heette het ding. Jezus, dacht ik toen, wie noemt zijn product nu in godsnaam Xobni? Maar toen zag ik in onze kar een pakje Tuna fish liggen, en meteen werd het me duidelijk dat ergernissen relatief zijn. Niets is slechter dan tonijn, dat weet het kleinste kind. Nu, achter dergelijke stomme namen van het genre Xobni schuilt meestal ook een al even stom systeem -in dit geval is het nu echt niet zo moeilijk. Maar kom, ik ben deze post niet beginnen schrijven om te kakken op Xobni, want ten eerste ben ik er té gecharmeerd door; ten tweede moet ik momenteel niet kakken, nee dankuwel.

Het Xobnipaneel in Outlook

Laat me misschien meteen ter zake komen: Xobni is is dus een add-in (momenteel nog in beta) voor Outlook 2003 & 2007 (onder XP of Vista) -en wat voor eentje! Nadat de add-in is geïnstalleerd -fluitje van een cent- worden je mails eventjes geïndexeerd, en dat kan afhankelijk van de hoeveelheid wel een tijdje duren, zeker als er een IMAP bij zit. Maar als alles na de rug is, krijg je in je Outlook een bijkomend paneel te zien waar je eerst en vooral een zoekbox hebt. Die is in de woorden van de makers Lightning fast -ik moet het allemaal nog eens uittesten om te weten of dat inderdaad zo is, maar voorlopig wil ik hen alvast het voordeel van de twijfel geven; Outlook 2007 is inderdaad een redelijk traag beest, over Outlook 2003 zwijg ik wijselijk. Verder worden in het Xobnipaneel ook allerlei gegevens verzameld over de afzender van de mail die bijvoorbeeld net aan het lezen bent. Zo zijn er …

… statistiekjes die het mailverkeer tussen jou en de afzender weergeven (hoeveelheid, op welk tijdstip van de dag, etc.);
… het netwerk van de afzender. In die zin giet Xobni alvast een soort social community-sausje over Outlook. Als je dat wil kan Xobni trouwens ook informatie binnenhalen vanop LinkedIn -en wie weet, in de toekomst misschien ook vanop andere sites.
… een overzichtje in conversatievorm van de recente mailcorrespondentie met de afzender.
… een overzichtje van de recent uitgewisselde bestanden met de gebruiker in kwestie.

Daarnaast kun je ook een hele zak bijkomende statistieken opvragen, teveel om op te noemen eigenlijk (wie antwoordt gemiddeld het snelst op mijn mails? Wat is mijn gemiddelde antwoord-tijd?, etc.). ‘t lijkt wel geestig allemaal -ik zal wel gewaar worden als ik terug uit verlof ben of het ook effectief nuttig is
en iets oplevert van tijdwinst. Volgens de makers heeft Bill Gates zelve zich hier lovend over uitgelaten, maar ja, misschien is die mens gewoon content dat hij op pensioen kan.

Tip Outlook: alternatieve zoekmethode

Geert Bonamie — Tue, 01 Jul 2008 14:25:59 +0000

Hoe vaak gebeurt het niet dat je ellenlang op zoek bent naar dat ene mailtje van die ene persoon? Om een reconstructie te zien van de correspondentie tussen jezelf en iemand anders, moet je vaak in verschillende stappen werken: eerst doorzoek je je inbox, daarna je sent-items, of nog andere folders, waarbij je telkens sorteert op auteur. Niet zo heel efficiënt, toch? Probeer de volgende keer misschien dit eens:

Ga naar je contactpersonen en open de fiche van de contactpersoon wiens emails je wil doorzoeken.
Klik op de knop Activiteiten: Outlook doorzoekt nu naar keuze ofwel alles, ofwel enkel de agenda, emails, e.d. en brengt je een simpele lijst van alle Outlookitems waarbij die contactpersoon bij betrokken was.

Zoals je kunt zien op de afbeelding hierboven worden zowel mails als agenda-items vermeld in het zoekscherm. Alles is netjes sorteerbaar op folder -die ene mail vinden, gaat op deze manier misschien wel sneller, zeker als die zich niet in een onverwachte folder …

Outlook bij de hand met Google Calendar Sync

Geert Bonamie — Tue, 24 Jun 2008 22:21:31 +0000

Als je gebruik maakt van Outlook als organizer, dan ben je misschien geïnteresseerd in Google Calendar Sync, een Google tool waarmee je je Outlook kunt synchroniseren met de Google Calendar. Al gebruik je die Google Calendar niet actief, toch is het misschien handig om altijd je je kalender beschikbaar te hebben zelfs wanneer op een wildvreemde pc zit. Ik weet het wel, het is gevaarlijk om zomaar met vreemde vreemde pc’s te praten en zo, zelfs al schuiven ze je lekkere drop toe uit de USB-poorten, maar kom -je snapt wel. Los van de anywhere anytime toegankelijkheid van je kalender kan het misschien ook handig zijn om op die manier een back-up te hebben van je waardevolle data.

Google Calendar Sync draait in je system tray en synchroniseert op basis van een aantal instellingen die je uiteraard te allen tijde kunt wijzigen: zo kun je pakweg eenzijdig synchroniseren (bijv. enkel van Outlook naar Google) altijd aanpassen naar een dubbelzijdige synchronisatie, en heb je ook controle over de frequentie waarmee dat dient te gebeuren (standaard op 120 min. ingesteld).